DASAR SISTEM INFORMASI

INFORMASI DALAM MANAJEMEN PERUSAHAAN

A.          Jenis Sumber Daya

Manajer memiliki area lingkup kerja dalam mengelola usahanya seperti mengamati barang dagangan, ruang, arus produksi, arus pelanggan, dll. Manajer membutuhkan informasi dengan berbagai bentuk model laporan atau tampilan informasi untuk mencerminkan kondisi fisik perusahaan. Para Manajer menganggap informasi sebagai sumber yang paling berharga karena dengan informasi manajer mengetahui kondisi riil perusahaan. Jenis-jenis sumber daya yang dikelola oleh manajer meliputi manusia, material, mesin (fasilitas dan energi), uang, dan informasi (data). Manusia, material, mesin (fasilitas dan energi), dan uang merupakan sumber daya fisik, sedangkan informasi (data) merupakan sumber daya konseptual. Sumber daya konseptual yaitu sumber daya yang memiliki nilai untuk mewakilinya, bukan dari bentuk wujud. Smber daya ini menggambarkan informasi dan data.

B.     Sistem Informasi dalam Proses Manajemen

Manajemen didefinisikan sebagai empat fungsi manajer, yaitu:

1.      Perencanaan

Proses dimana seorang manajer secara matang dan bijaksana memikirkan dan menetapkan sasaran serta tindakan berdasarkan beberapa metode yang diperlukan.

2.      Pengorganisasian

Proses menata dan mengalokasikan pekerjaan dan sumber daya manusia serta pendistribusian wewenang, sehingga sasaran organisasi dapat tercapai.

3.      Kepemimpinan

Kepemimpinan seorang manajer dapat dilihat dari sejauh mana ia mengarahkan, mempengaruhi, memotivasi, karyawan untuk melakukan pekerjaannya.

4.      Pengendalian

Pengendalian merupakan proses untuk memastikan bahwa aktivitas organisasi yang sedang berlangsung sudah benar serta sesuai dengan metode dan prosedur yang telah ditetapkan sebelumnya.

Manajemen adalah suatu proses. Proses merupakan cara sitematik yang sudah ditetapkan untuk melakukan kegiatan. Manajemen sendiri adalah suatu proses menekankan keterlibatan dan aktivitas yang saling terkait untuk mencapai sasaran yang telah ditetapkan.   Untuk mendukung proses manajemen dibutuhkan Sistem Informasi. Sistem informasi sebagai poros mengalirkan informasi dengan lancar agar proses-proses tersebut dapat berlangsung secara berkesinambungan dan teratur.

C.    Informasi Sebagai Darah Nadi Perusahaan

Informasi dikatakan sebagai darah nadi perusahaan karena adanya tuntutan konsumen yang berbeda, menuntut perusahaan memperhatikan dan mengelola informasi yang mengalir baik di dalam maupun di luar lingkungannya. Dengan informasi, perusahaan dapat langsung mengetahui keinginan dan keluhan konseumen, memantau pergerakan pasar, pesaing, pemasok dan pertumbuhan konsumen termasuk mengetahui kondisi riil perusahaan, seperti mngetahaui jumlah persediaan barang, pemasaran, mobilitas, pertumbuhan SDM, dan lain-lain. Jadi dapat disimpulkan, tanpa informasi perusahaan tidak dapat beroperasi dengan lancar dan mengambil keputusan manajerial secara objektif, karena perusahaan tidak tahu secara pasti kondisi di lapangan.

D.    Informasi Bagi Manajer

Informasi sangat penting bagi manajer untuk membuat keputusan, mengelola kompleksitas hubungan antara organisasi dengan lingkungannya, dan sebagai dasar pngendalian. Semakin lengkap informasi yang didapatkan manajer, maka semakin pasti pengambilan suatu keputusan yang dilakukan oleh manajer.

Manajer memiliki tingkatan-tingkatan didalamnya. Tingkatan manajer adalah sebagai berikut:

1.      Manajer Tingkat Atas

Manajer tingkat atas bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi secara keseluruhan. Manajer tingkat atas memiliki tugas untuk menetapkan kebijaksanaan,, membuat rencana dan sasaran jangka panjang, merumuskan strategi, menyusun prosedur operaasional organisasi secara umum. Manajer tingkat atas memerlukan iinformasi berupa ringkasan dari seluruh transaksi yang terjadi dalam periode waktu tertentu.

2.      Manajer Menengah

Manajer menengah bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi berdasarkan departementalisasi, wilayah, produk atau divisi. Manajer menengah memiliki tugas, yaitu:  merumuskan rencana dan sasaran operasional jangka menengah, merumuskan strategi, menyusun prosedur, melakukan pengendalian dan membuat keputusan operasional berdasarkan lingkup dan tanggung jawabnnya. Informasi yang dibutuhkan manajer menengah adalah informasi berdasarkan divisinya.

3.      Manajer Lini Pertama

Manajer lini pertama bertanggung jawab atas pelaksanaan rencana dan sasaran operasional. Tugas manajer lini pertama adalah membuat keputusan jangka pendek berdasarkan arah kebijaksanaan, prosedur dan pedoman yang telah ditetapkan, mengendalikan transaksi harian. Manajer lini pertama juga membutuhkan informasi berupa rincian dari pergerakan setiap transaksi, agar dapat melakukan kontrol, terhadap proses tersebut.

Tiga macam keterampilan dasar yang harus dimiliki seorang manajer, adalah sebagai berikut:

1.      Keterampilan Teknis

Keterampilan teknis ini merupakan keterampilan yang sangat dibutuhkan manajer lini pertama, yaitu berupa: kemampuan mengolah kata, analisis spreadsheet dan mplementasi grafis, pengolahan database, penguasaan jaringan komputer dan komunikasi (LAN/WAN/Internet), serta pengelolaan presentasi.

2.      Keterampilan Manusiawi

Keterampilan manusiawi adalah kemampuan untuk bekerja sama, memahami dan memotivasi, orang lain sebagai individu  atau dalam kelompok. Keterampilan ini sangat dibutuhkan oleh manajer menengah.

3.      Keterampilan Konseptual

Keterampilan konseptual yaitu kemampuan mengkoordinasi, dan megintegritasikan semua kepentingan dan aktivitas organisasi. Kemampuan ini merupakan prasyarat bagi manajer tingkat atas.

Seiring berjalannya waktu dalam mengoperasikan organisasi manajer manajer harus mengahadapi tantangan-tantangan organisasi. Tantangan-tantangan yang dimaksud adalah perlunya memiliki visi, perlunya etika, dan perlunya kepekaan dan keanekaragaman budaya.

Download di sini !